9 Langkah Ini akan Membantu Tim Kamu Memecahkan Masalah Pekerjaan dengan Lebih Efektif dan Efisien

By Nito Waruwu

Di dalam pekerjaan, kamu mungkin terlibat di dalam tim yang bertugas untuk mendesain user experience, produk, jasa, bahkan event bagi perusahaan kamu. Tentunya, setiap project team diberikan serangkaian objektif spesifik yang harus dicapai oleh project tersebut. Apa pun objektif yang harus dicapai oleh tim kamu, kamu dan anggota kamu diharuskan untuk dapat melakukan perencanaan yang matang dan memecahkan berbagai jenis masalah secara kreatif.

Image credit: office.com

Seringkali, kewajiban untuk memecahkan masalah secara kreatif membuat kamu dan tim kamu kehilangan fokus dan terjebak dalam serangkaian diskusi yang panjang dan tidak terstruktur. Terkadang, tim kamu justru terlalu fokus pada masalah-masalah yang sebenarnya bukan prioritas.

Banyak tim yang mencapai titik jenuh dalam menyelesaikan project mereka. Kejenuhan tersebut terkadang ditambah lagi dengan tensi yang cenderung tinggi, gosip, keengganan anggota tim untuk berkontribusi, dan ego masing-masing anggota tim yang mulai mengambil alih. Hal ini membuat kohesi yang buruk di dalam sebuah tim.

Nah, pada artikel ini, tim Bukapintu ingin membagikan tips untuk memecahkan masalah kejenuhan dalam sebuah project team. Kuncinya adalah mengganti seluruh diskusi yang terbuka dan tidak terstruktur dengan sebuah proses yang jelas.

Lightning Decision Jam (LDJ)

AJ&Smart, sebuah agensi produk digital yang memiliki basis di Berlin, menamakan metode ini Lightning Decision Jam atau LDJ. Pertama-tama, ada beberapa hal yang harus kamu siapkan terlebih dahulu, yakni:

Sticky notes Post-It

– Post-It persegi, dengan dua warna berbeda

– Label Tom & Jerry bulat, dengan dua warna berbeda

– Spidol kertas, seperti Snowman

– Sebuah stopwatch atau penunjuk waktu online

– Sebuah playlist musik yang membuat kamu dan tim kamu lebih fokus

Jumlah Waktu yang Dibutuhkan

Jumlah waktu yang disarankan dalam artikel ini adalah estimasi jumlah waktu yang kamu butuhkan untuk menjalankan metode ini di kali pertama. Metode ini membutuhkan waktu sekitar 25-40 menit.

Tunjuk Seorang Moderator

Pastikan kamu memilih salah satu anggota tim kamu untuk berperan sebagai moderator. Moderator diperbolehkan untuk mengambil bagian dalam diskusi yang berlangsung, namun memiliki tugas utama untuk mengatur alur dan waktu diskusi supaya tidak melebihi batasan waktu yang ideal.

Gunakan Metode Ini Ketika….

Image credit: huffingtonpost.com

Gunakan metode ini ketika kamu dan tim harus membuat keputusan, memecahkan masalah, maupun mendiskusikan tantangan yang kemungkinan ada. Menurut AJ&Smart, pastikan sesi LDJ tim kamu memiliki topik yang cukup luas, contohnya:

– Bagaimana cara kita menyelenggarakan sebuah acara

– Bagaimana cara kita meningkatkan kualitas alur penjualan

– Bagaimana cara kita menghadapi kompetisi di pasar

Ingat, bahwa topik-topik di atas hanyalah contoh saja dan tim kamu dapat menyesuaikan topik tersebut dengan kebutuhan. Tanpa berlama-lama lagi, yuk kita pelajari 9 langkah yang akan membantu tim kamu memecahkan masalah pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien!

1. Tulis Setiap Masalah (7 menit)

Image credit: medium.muz.li

Langkah pertama dari metode ini cukup sederhana. Pastikan semua anggota tim kamu menggunakan 7 menit pertama untuk menuliskan semua tantangan, kekesalan, kesalahan, maupun keprihatinan mereka selama minggu tersebut tanpa berdiskusi dengan anggota tim lainnya. Setelah 7 menit tersebut berakhir, setiap anggota tim akan memiliki sekumpulan post-it yang berisikan masalah-masalah tersebut di depan mereka.

2. Presentasikan Masalah-Masalah Tersebut (4 menit)

Image credit: medium.muz.li

Moderator kemudian memilih anggota tim satu persatu untuk berdiri di depan papan atau kaca yang digunakan sebagai medium untuk menempel post-it lalu mempresentasikan setiap masalah yang mereka tulis sambil menempelkan post-it tersebut di depan. Setiap orang memiliki waktu maksimal 4 menit untuk menjelaskan tulisan mereka.   

3. Pilih Masalah yang Menjadi Prioritas (6 menit)

Moderator memberikan setiap anggota tim 2 label bulat untuk memilih masalah mana yang menurut mereka penting dan mendesak untuk diselesaikan tanpa berdiskusi dengan anggota tim lainnya. Setiap anggota diperbolehkan memilih post-it masalah mereka sendiri.

Setelah 6 menit, moderator mengambil alih dan mengurutkan masalah-masalah tersebut berdasarkan prioritas dan hasil pemilihan. Tenang saja, masalah-masalah yang sama sekali tidak dipilih tidak akan hilang begitu saja. Kita akan membahas hal tersebut lebih lanjut nanti.

Image credit: medium.muz.li

4. Format Ulang Masalah-Masalah Tersebut ke dalam Bentuk How Might We (6 menit)

Setelah memilih dan memprioritaskan masalah-masalah yang ada di fase sebelumnya, moderator akan menulis ulang setiap masalah sebagai objektif yang harus dicapai. Tujuannya adalah untuk menghasilkan serangkaian solusi untuk masalah tersebut. Metode ini menggunakan frasa how might we untuk menjabarkan masalah tersebut menjadi sebuah objektif.

Dalam contoh ini, masalah yang mendapatkan prioritas adalah “Saya tidak tahu sama sekali bagaimana kelangsungan Project X.” Masalah yang mendapatkan prioritas adalah masalah yang dipilih oleh paling banyak anggota tim. Artinya, sebagian besar anggota tim mengalami masalah tersebut. “Bagaimana cara memastikan bahwa semua orang mengetahui perkembangan dan kelangsungan seluruh project” adalah salah satu contoh masalah yang kalimatnya diubah dalam bentuk pernyataan objektif. Moderator harus memastikan bahwa sebuah masalah ditulis ulang dengan format HMW.

Image credit: medium.muz.li

5. Rancang Solusi (7 menit)

Masalah dalam format HMW (objektif) yang paling banyak dipilih adalah masalah yang menjadi fokus dalam perancangan solusi. Apabila ada dua atau lebih objektif yang paling banyak dipilih, mulai saja terlebih dahulu dari objektif yang terletak paling kiri. Jangan khawatir dan jangan diskusikan objektif lainnya dulu untuk sekarang.  

Image credit: medium.muz.li

Sekarang, setiap anggota tim diberikan waktu 7 menit untuk menuliskan sebanyak mungkin solusi yang dapat mereka pikirkan tanpa berdiskusi dengan anggota tim lainnya. Menghilangkan aspek diskusi bertujuan untuk memastikan bahwa solusi-solusi yang muncul lebih bervariasi. Pada tahap ini, moderator menghimbau semua anggota tim bahwa yang menjadi prioritas adalah kuantitas dibandingkan kualitas solusi. Nanti, alternatif solusi yang ada akan ditingkatkan lagi lebih lanjut dari segi kualitas.

Tidak ada ketentuan tertentu dalam menuliskan solusi selama semua orang dapat mengerti ketika membaca solusi tersebut. Dalam tahap ini, tidak ada waktu presentasi bagi setiap individu karena hal ini dapat menciptakan bias terhadap orang-orang dengan ide yang kelihatannya paling cemerlang dibandingkan yang lainnya.

Image credit: medium.muz.li

Ketika 7 menit tersebut telah selesai, setiap anggota tim menempelkan post-it solusi mereka di papan atau kaca yang digunakan oleh tim. Tidak perlu rapi-rapi, yang penting semua post-it tertempel dan terlihat dengan baik oleh semua anggota tim.

6. Pilih Solusi Secara Kolektif (10 menit)

Image credit: medium.muz.li

Ingat metode voting ini di tahap sebelumnya? Sekarang, moderator memberikan masing-masing anggota 6 label bulat supaya mereka dapat memilih solusi yang menurut mereka paling efektif. Karena setiap anggota perlu membaca setiap solusi sebelum menentukan pilihan mereka, berikan waktu 10 menit untuk proses voting ini.   

7. Pilih Solusi yang Menjadi Prioritas (30 detik)

Pada tahap ini, moderator bertugas untuk mengurutkan solusi-solusi yang telah dipilih berdasarkan jumlah pemilih. Solusi dengan jumlah pemilih terbanyak adalah solusi yang menjadi prioritas. Jangan hiraukan solusi yang mendapatkan pilihan kurang dari dua.

Image credit: medium.muz.li

8. Tentukan Solusi yang Akan Dieksekusi (30 detik)

Sekarang, kamu dan tim akan menentukan solusi mana yang akan dieksekusi. Ide yang baik itu penting, tapi yang juga penting adalah seberapa banyak usaha yang harus tim kamu keluarkan untuk solusi tertentu. Jadi, dalam tahap ini, matriks Effort-Impact sederhana digunakan untuk menentukan solusi mana yang akan dieksekusi.

Image credit: medium.muz.li

Moderator harus mengambil peran proaktif dalam tahap ini karena tahap ini adalah satu-satunya kesempatan bagi semua anggota untuk melakukan diskusi. Setiap solusi harus diposisikan di matriks seperti di atas. Tim, secara kolektif, harus memberikan penilaian seberapa banyak usaha yang harus dikeluarkan dalam mengimplementasi suatu solusi dan seberapa besar dampak positif yang dapat dihasilkan.

Image credit: medium.muz.li

9. Ubah Solusi Menjadi Daftar Pekerjaan untuk Ditindaklanjuti (30 detik)

Sekarang, solusi-solusi yang berada di area kiri pojok atas akan dijabarkan lagi dalam bentuk tugas-tugas konkrit yang dapat langsung dilakukan dalam waktu 1-2 mingggu. Begini contohnya:

Image credit: medium.muz.li

Pastikan kamu dan tim kamu menuliskan semua solusi yang berada di kotak pojok kiri atas menjadi format di atas. Atau, kamu dan tim juga dapat memilih untuk menjabarkan satu solusi terlebih dahulu dan menyimpan solusi lainnya untuk dijabarkan di masa depan.

Sekarang, kita sudah mempelajari metode Lightning Decision Jam yang terdiri dari 9 langkah di atas. Harapannya, 9 langkah ini akan membantu tim kamu memecahkan masalah pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Kalau kamu tertarik untuk mempelajari konten ini dalam bentuk video, kamu dapat mengklik tautan ini. Semoga bermanfaat!

Referensi: https://medium.muz.li/a-super-simple-exercise-for-solving-almost-any-product-design-challenge-f9e6c0019d7d

  • Share

Ingin tips karir serta info magang/kerja secara berkala?

Di Bukapintu, kamu bisa belajar segala hal yang diperlukan untuk sukses dalam karirmu. Kamu juga bisa mencari dan mendaftar magang/kerja yang kamu suka.

Dengan mendaftarkan alamat email, kamu akan mendapatkan tips karir serta info magang/kerja setiap minggunya.

Blog comments powered by Disqus.